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経産省が今年3月に公文書管理のガイドラインについて職員に説明した内部文書で、記録は「『いつ、誰と、何の打ち合わせ』かが分かればよく、議事録のように個別の発言まで記録する必要はない」などと記載されていたことが報じられています。
公文書管理法では、行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程などを合理的に跡付け、検証することができるように文書を作成しなければならないとしています。マスコミや野党は、経産省のやり方は、この法の趣旨を骨抜きにするものだと反発していますが、世耕経済産業大臣は「運用上の問題はない」との認識を示しています。
私も、経産省の対応は、問題が大きいと思います。かつての私自身を含め、地方自治体でも似たような対応をした例はありますが、それとは、動機などが大きく異なります。
ある県の教育委員会の対応例
県の教育委員会では、教育委員会の議事録について、かつては、どの委員がどういう発言をしたか、記録していました。しかし、教科書の採択について様々な団体からの圧力があるようになり、委員の発言によって委員または委員の属する会社等が不利益を被る可能性が生じました。また、職員の懲戒処分に関する議案も、発言によっては関係者の恨みを買う可能性があります。
それらを考慮して、ある時期から、発言の内容については議事録に残すものの、どの委員が発言したかについては記録を残さないことにしました。記録を残すと、公開する際に黒塗りにしても、最終的に公開されてしまう可能性があるからです。
私は、この対応は、委員会での自由な発言を保障するための正当なものだと今も思っています。
経産省内部文書の問題点
経産省の文書のように、おおざっぱに「個別の発言まで記録する必要はない」と言ってしまうと、悪用が生じたり、公文書として保管する文書と本音の文書のような二重の管理を生んだりする可能性があります。
例えば、政治家とある政策について意見交換をした場合、上司や関係者にその微妙なニュアンスまで伝えるには、誰がどういう言い方をしたか再現することが一番効果的です。こんな場合、公文書として保管するものとは別のメモを上司への説明用に作成したくなります。忖度も生じます。
経産省の職員への指導は、政権、政治家に尻尾を振っているようでみっともないと感じるのは、私だけでしょうか?政治家からの働きかけは、特に詳細に記録に残すことは公務員の常識です。
公文書の作成、管理については、もっと緻密に検討し、よい方策を探していただきたいと思います。
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