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　9月7日付で人事院から各省庁に『懲戒処分の指針における「公文書の不適正な取扱い」関係について（通知）』という文書が出され、それを受けて９月11日付けで総務省から『国家公務員に係る「懲戒処分の指針について」の一部改正について』という文書が、都道府県の人事、市町村担当に出されました。

　その通知が我が小規模自治体にも流れて来て、その存在を知ったのですが、その文書で引用されている「決裁終了後の決裁文書の修正について（通知）」という8月10日付けの内閣府公文書管理課長から各省庁あての文書が地方自治体には流れてきていなかったため、何とも要領を得ない、対応に困るものでした。

　この件については、私も以前から問題意識を持っていたので、内閣府の文書を取り寄せていただきました。

　『公文書の「改ざん」と「訂正」』参照

内閣府の文書

　この文書の要点は、決裁の終了した公文書は、修正のための決裁手続を取らなければ修正してはいけないことです。その修正の手続等について、各省庁の文書取扱規則等を改正するためのモデル規定も付されており、各省庁では、文書取扱規則等の改正を済ませたところが多いようです。しかし、地方公共団体には通知されなかったため、地方自治体の規則改正は、まだほとんど行われていないようです。我が小規模自治体はもちろん、県もまだです。

　この運用として、「決裁文書の文面、当該決裁文書の内容の意味及びニュアンスを全く変更せずに形式面のみ整える行為」は、修正には当たらないとされていますが、字体や均等割付の変更など、極めて限定的な取扱いです。フォントサイズを変更することによってニュアンスが変わるような場合は、含まないとされています。

　また、モデル規定の中に、次の項があります。

　「修正の内容が、客観的に明白な計算違い、誤記、誤植または脱字など軽微かつ明白な誤りに係るものである場合には、第1項の規定にかかわらず、修正のための決裁に係る手続を、□□に定めるところにより、簡素化することができる。」

　やはり、誤字、脱字の類の訂正も、手続を簡素化していいとはいえ、決裁を要するということです。簡素化の具体例が示されていますが、合議先の関係課長などが同報でいいだけで、最終決裁権者（大臣）まで決裁を回すことが例として示されています。

あつものに懲りてなますを吹く

　各省庁が、どんな簡素化の措置を講ずるか、明らかになっていませんが、内閣府が具体例で示したようなやり方は、非現実的だと思います。

　昨年の電子データを修正して今年度の文書を作成することは、非常に多く、その際、年度や日付を１箇所くらい元のままにしてしまうことは、頻繁に見受けられます。多くは、発出する前に気づいて直すことになりますが、今まではおそらく起案者の一存か、直属の上司に断る程度で直していたでしょう。それを最終決裁権者まで回さなければならないでしょうか？

　修正決裁の手続を取らずに文書を直すと、「改ざん」とされ、免職又は停職ということのようです。

　あまり現実離れした厳しい規則、運用基準を作っても、かえって違反が日常化してしまいます。私は、以前も書いたように、施行前の文書と施行後の文書を区別し、施行前の文書は、簡易な手続で訂正、修正を認めるべきだと思います。施行前に気づいた誤記等は直属の上司に口頭で了承をもらう程度の手続で修正を認めるような手続を定めるべきです。財務省などで問題になったのは、施行後の過去の公文書を書き換えたものです。
　もう少し状況を注視し、拙速を避けて、我が自治体の対応を検討したいと思います。

　
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